Een vijftigtal vertegenwoordigers van verschillende gemeentes schoof donderdagmiddag 28 november aan in de klassieke collegebanken in het Rudolf Magnus gebouw in Utrecht. Op de agenda stond GT Connect, het Cloud telefonieplatform van ATOS, dat is geselecteerd door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) na een gezamenlijke aanbesteding. Doel van de middag was het leggen van de relatie tussen GT Connect en de dienstverlening van de gemeente: hoe wil je communiceren met je burger en welke rol kan/gaat GT Connect hier in spelen?

Het was een informatieve en inspirerende middag, waarbij volop werd geprofiteerd van elkaars kennis en ervaring met GT Connect. Belangrijkste conclusie: zorg voor een duidelijke visie voor bereikbaarheid en communicatieprocessen in de organisatie èn begin ruim op tijd met de voorbereidingen!

Lees het volledige verslag van de inspiratiedag onder de video.

Wilt u op de hoogte gehouden worden van onze inspiratiedagen?  Laat het ons weten via info@govconsult.nl.

De dag start met een korte presentatie over de fictieve ervaringen van Cloudia en Jean-Cloud: de één worstelt zich van loket naar wachtrij naar invulformulier, de ander appt, wordt teruggebeld en krijgt het rijbewijs thuisbezorgd. Fictief of niet, de meeste aanwezigen herkennen een groot aantal van de frustraties uit het eerste scenario.

GT Connect in de praktijk

Gaat GT Connect daar verandering in brengen? Twee projectmanagers met de nodige praktijkervaring geven een overzicht. In principe is GT Connect een telefooncentrale in de Cloud met de mogelijkheid om meerdere kanalen zoals email, social mediakanalen en WhatsApp-chat te integreren.  Ook koppelingen met andere applicaties zoals een zaaksystemen of Skype for Business kunnen wel gemaakt worden, maar vallen niet onder de basis. Heel belangrijk: een koppeling betekent ook dat het nog volledig ingeregeld moet worden. Dit leidt al tot de eerste vragen en discussies, af en toe geholpen met peilingen in de zaal via MentiMeter.

De conclusie is dat een visie, strategie en plan voor bereikbaarheid en communicatieprocessen in de organisatie nodig zijn. Welke applicaties gebruik je voor het delen van informatie? Hoe past Skype for Business of Microsoft Teams hierin, wat doe je met mobiele telefoons? Het is belangrijk om op tijd te beginnen met de voorbereiding: op het moment dat ATOS aanklopt voor de implementatie moet je als gemeente al weten wat je wilt.

Het informatiebeleid van Oss

De gemeente Oss deelt de eigen ervaringen met het maken van een informatiebeleid, inclusief missie en ambitie. De technologie blijft zich nog steeds razendsnel ontwikkelen en gemeenten moeten, soms tegen wil en dank, wel mee. De vraag vanuit de organisatie groeit en ook de gemeenteraad wil meer. De kunst is wel om daar de passende budgetten bij te realiseren.

Oss heeft gekozen om de basis eerst goed op orde te brengen, in te zetten op samen organiseren en een uitvoeringsplan per domein op te stellen. Dat is ook de reden dat ze participeren in de aanbestedingen van VNG (en dus ook GT Connect).

Wat doen we met socials?

Na een korte pauze is het tijd voor de nieuwere mogelijkheden als livechat en chatbots. De implementatie van GT Connect is een uitstekend moment om aandacht én budget te vragen voor deze kanalen. Potentiële toepassingen zijn er genoeg, zowel voor het contact met de inwoners en bedrijven als voor interne ondersteuning van medewerkers. Het onderwerp leverde in ieder geval een levendige discussie op over de mogelijkheden, voorwaarden en consequenties.

Wilt u op de hoogte gehouden worden van onze inspiratiedagen?

Laat het ons weten via info@govconsult.nl.